بهترین تکنیکهای مدیریت زمان کدامند؟( مراحل مدیریت زمان )
از شما دعوت می کنیم تا انتهای این مقاله جامع درباره مدیریت زمان همراه باشید، در ادامه بهترین تکنیک های مدیریت زمان به شما ارائه خواهد شد. گفتیم یکی از مؤثرترین ابزارهایی که میتوانید در زندگی موفق بکار گیرید، مدیریت زمان وسواس گونه و مؤثر است. اگر نتوانید زمان خود را مدیریت کنید، امکان ندارد که به همه اهداف کاری و اهداف زندگی شخصی خود دست یابید. البته ممکن است پیشرفت کنید، اما اگر در
مدیریت زمان موفق عمل نکنید، با مشکلات جدی روبرو خواهید شد. همه می‌دانیم کسانی که زمان ارزشمند خود را به بطالت می‌گذرانند، برای رسیدن به اهداف نه چندان دشوار هم چقدر مشکل دارند. حقیقت این است که زمان تنها نقطۀ برابر تمام انسان‌هاست.
فرقی ندارد چه کسی هستید، چند سالتان است، درآمد، جنسیت، نژاد یا مذهب شما چیست، همگی به یک اندازه زمان داریم فقط در مدیریت زمان متفاوت عمل می کنیم. چه ثروتمند باشید و چه فقیر، به یک اندازه زمان دارید. موضوع این نیست که چه اندازه زمان دارید. بحث این است که چقدر بطورمؤثر مدیریت زمان می‌کنید. بنابراین اگر شما مصمم هستید که به اهداف خود دست یابید، نه‌تنها باید آنها را به صورت درستی تعیین کنید، بلکه می بایست از حواس‌پرتی‌ها و عادات بد نیز اجتناب نمایید. کسانی که وقت تلف می‌کنند، باید این عادت را کنار بگذارند و سخت تلاش نمایند تا از این رویکرد فاصله بگیرند و مدیریت زمان درستی داشته باشند. در واقع شما مجبورید ترفند های این کار را بیاموزید. ترفند مدیریت زمان چیست؟ یک سیستم مدیریت زمان خوب پیدا کنید و روی آن کار نمایید. سیستم‌های مدیریت زمان زیادی وجود دارد و در ادامه همین مقاله نیز به برخی از مهمترین سیستم های مدیریت زمان اشاره خواهیم کرد. کاملاً دست شماست که کدام را انتخاب کنید. اگر نمی‌خواهید جز آن ۹۲% از افرادی باشید که در دستیابی به همه اهداف بلندمدت خود ناکام می مانند و در مدیریت زمان مشکل دارند، پس باید قدرت استفاده بهینه از زمان و در واقع فرصت اندک و ارزشمندی که در این دنیا دارید را بدانیدیعنی مدیریت درست زمان بلد باشید.
آیا زندگی شما متعادل است؟ آیا شما مدیریت کردن زمان را بلدید؟
یکی از بزرگ‌ترین مشکلات کارآفرینان فقط این نیست که چگونه در این بازار پرتقاضا کارهایشان را انجام دهند، بلکه این است که چگونه تعادل کار و زندگی خویش را حفظ نمایند و مدیریت زمان داشته باشند. این فقط به دستیابی به اهداف و زمان‌بندی مربوط نمی شود. این مسئلۀ کیفیت زندگی است. تعادل، نکتۀ کلیدی است.اگر در زندگی خود تعادل نداشته باشید، دچار استرس و اضطراب می شوید. حتی اگر قادر باشید به صورت مؤثر مسئولیت‌های خویش را به انجام برسانید، بدون مدیریت زمان و وجود تعادل به مشکل برخواهید خورد. بنابراین مهم است که از سیستمی استفاده کنید که به شما کمک می کند تا کارها را به بهترین نحو انجام دهید و مدیریت وقت خوبی داشته باشید، یعنی در عین حال وقت کافی برای کسب و کار و خوش گذرانی، زمان کافی برای خود و خانواده نیز داشته باشید.
«چیزهای مورد علاقه من در زندگی پولی نیستند. کاملا واضح است که گرانبهاترین منبعی که همه ما در دسترس داریم، وقت است.» – استیو جابز
کارهایی مانند پیاده‌روی در پارک، یا گوش دادن به موسیقی مورد علاقه با هندزفری، نقاشی کشیدن، قرار گذاشتن با دوستان و غیره را فراموش نکنید. اینها مهم‌تر از آن چیزی هستند که فکر می کنید. وقتی که این کار را انجام دهید، به یک تعادل نسبی در زندگی کاری و زندگی خانوادگی و مدیریت خود دست خواهید یافت. دوستان زندگی کوتاه است. خوشا به حال کسانی که زندگی را فدای کار و یا کار را فدای زندگی نمی کنند! همه چیز در زندگی انها در جایگاه خود قرار دارد. یعنی هم کار می کنند و هم استراحت و تفریح و هم با خانواده وقت می گذرانندو مدیریت زمانی را به خوبی آموخته اند. یعنی سرکار فقط کار می کنند و توی خانه فقط استراحت و در هیچ موردی از خط اعتدال خارج نمی شوند. بنابراین در حین تلاش برای اهداف بزرگ‌تر، این مسائل را فراموش نکنید. با توجه به مطالبی که گفته شد، حال به بررسی ۱۵ تکنیک و نکته حیاتی برای مدیریت زمان می‌پردازیم.
حتما ببینید: بهترین راه درمان استرس و اضطراب|هیپنوتیزم عمیق صوتی
توصیه می کنم با مطالعه ادامه این مقاله ارزشمند مهارت مدیریت زمان را بیاموزید و تحولی شگفت انگیز در درون خود و زندگی پر از موفقیت خلق کنید. پس با ما همراه باشید:
مدیریت زمان، مدیریت زمان چیست، قوانین مدیریت زمان، اصول مدیریت زمان
۱۵ تکنیک خارق العاده در رابطه با مدیریت زمانی برای دستیابی به اهداف
۱- اولین تکنیک مدیریت کردن زمان این است که اهداف خود را به درستی تعیین کنید.
راه‌های درست و غلطی برای تعیین هدف وجود دارد. اگر هدف خود را از راه درست تعیین نکنید، به مشکل بر می خورید و از مسیر خویش خارج می شوید. اما اگر آنها را از راه درست تعیین کنید، هیچ محدودیتی نخواهید داشت. از روش تعیین هدف SMART استفاده کنید. SMART برگرفته از کلمات Specific ، Measurable , Achievable , Reasonable , Time Bound است یعنی هدف خود را به وضوح مشخص کنید و راه های رسیدن به آن را تعیین کنید، هزینه ها را تا جای ممکن برآورد کنید(هزینه لزوما پول نیست، زمان نیز شامل هزینه می شود) و هدفی را انتخاب کنید که غیرواقعی نباشد و حتما دلیل و انگیزه خود را برای انتخاب هدفتان بنویسید و یک زمان احتمالی برای رسیدن به هدفتان در نظر بگیرید و هنگامی که اهداف را تعیین کردید، مطمئن شوید که برای آنچه که می خواهید به دست آورید، معانی عمیق و قدرتمندی دارید. این یکی از قدرتمندترین تکنیک های مدیریت زمان است.
۲- دومین تکنیک مدیریت زمان این است که یک سیستم مدیریت زمان خوب پیدا کنید.
یکی از توصیه‌ها برای مدیریت زمان این است که سیستم مناسب را پیدا کنید. احتمالاً سیستم چارک مؤثرترین سیستم مدیریت زمان باشد. فعالیت‌های شما را بر اساس ضرورت و اهمیّت به چهار چارک تقسیم می کند. کارها یا مهم و ضروری هستند یا مهم و غیرضروری، یا غیرمهم و ضروری یا هیچ‌کدام یعنی غیرمهم و غیرضروری. چارک ۴ به فعالیت‌هایی اشاره دارد که در سیستم مدیریت زمان باید از آنها دوری کنید، اما فعالیت‌های مهم اما نه ضروری (چارک ۲) هستند که باید بر روی آنها تمرکز نمایید تا مدیریت زمان خوبی داشته باشید.
۳- سومین تکنیک مدیریت کردن زمان این است که زمان خود را برای هفت روز متوالی بررسی کنید.
هفت روز کامل را صرف بررسی این موضوع کنید که زمان خود را چگونه سپری می نمایید. چکار می کنید؟ چگونه مدیریت زمان می کنید؟ در یک دفتر یا گوشی خود ثبتش کنید. آنها را به قسمت‌هایی ۳۰ دقیقه‌ای یا یک ساعته تقسیم نمایید. چه کارهایی را انجام دادید؟ آیا زمانی اتلاف شد؟ آیا زمان به خوبی مورد استفاده قرار گرفت؟ اگر از سیستم چارک مدیریت زمان استفاده می کنید، چارک مربوط به فعالیت را مشخص نمایید. در پایان روز هفتم، اعداد را محاسبه کنید. بیشتر زمان خود را کجا سپری کردید؟ کدام چارک‌ها؟ شاید نتایج شما را شوکه کند.
حتما بخوانید: چگونه مهارت مدیریت زمان را در دانش آموزان و دانش جویان افزایش بدیم ؟
۴- چهارمین تکنیک مدیریت زمان این است که صبح‌های خود را به م.ت (مهمترین تکالیف) اختصاص دهید.
مارک تواین در خصوص مدیریت زمانی گفته است، «اگر کار شما این است که یک قورباغه بخورید، بهتر است آن را بعنوان اولین کار در صبح انجام دهید. اگر کار شما این است که دو قورباغه بخورید، ابتدا قورباغۀ بزرگ‌تر را میل کنید.» منظورش چیست؟ بزرگ‌ترین تکالیف خود را صبح انجام دهید. انجام آنها به شما گشتاور کافی می دهد تا باقی روز خود را درست مدیریت زمان کنید.
۵- پنجمین تکنیک مدیریت کردن زمان این است که قانون ۲۰-۸۰ را دنبال کنید.
یک توصیۀ دیگر در رابطه با مدیریت زمان این است که از قانون ۲۰-۸۰ یا همان قاعدۀ پَرِتو استفاده کنید. این قانون می گوید که ۸۰% نتایج از ۲۰% تلاش‌ها حاصل می شود. در فروش بدین معناست که ۸۰% از فروش‌ها شامل ۲۰% از مشتریان می شود. ترفند آن چیست؟کافیست ۲۰ درصد از تلاش‌ها که ۸۰ درصد نتایج را تولید می کنند، شناسایی نمایید و مقیاس‌بندی کنید. این کار را می توانید با بررسی و آنالیز دقیق انجام دهید. اهداف مهم خود را شناسایی کنید و برروی انجام آنها تمرکز کنید تا یک مدیریت زمان بهینه داشته باشید.
دانلود فایل صوتی مدیریت زمان با استفاده از قانون ۲۰ – ۸۰
پخش‌کننده صوت
00:00
00:00
برای افزایش یا کاهش صدا از کلیدهای بالا و پایین استفاده کنید.
۶- ششمین تکنیک مدیریت کردن زمان این است که عادت‌های سنگ‌تاج را به زندگی خود وارد کنید.
چارلز دوهیگ در کتابش به نام قدرت عادت، واژۀ عادت‌های سنگ‌تاج را مورد استفاده قرار داد. در معماری، سنگ‌تاج به سنگی گفته می شود که تمام سنگ‌های دیگر را در جای خود نگه می دارد. به طرز مشابهی، عادت‌های سنگ‌تاج نیز کمک می کنند تا سایر عادت‌های خوب پابرجا بمانند، اما در عین حال عادت‌های بد را نیز حذف می کنند. بر عادت‌های سنگ‌تاج خود تمرکز کنید و خواهید دید که با رشد عادات خود می توانید مدیریت زمانی بهتری داشته باشید.
۷- هفتمین تکنیک مدیریت زمانی این است که زمان پاسخگویی به ایمیل را مشخص کنید.
در طی روز ایمیل خود را خاموش کنید. وقتی مدام ایمیل دریافت کنید، خیلی راحت حواستان پرت می‌شود یعنی عدم مدیریت زمان. زمانی برای خواندن و پاسخگویی به ایمیل‌ها مشخص کنید. اگر مسئله‌ای ضروری باشد، به شما زنگ می زنند یا پیامک می دهند. اما اگر ایمیل شما در طول روز باز باشد، حواستان پرت می شود و از مسیر خود خارج می گردید.
«شمایید که تصمیم می‌گیرید زمانتان را چگونه خرج کنید. میتوانید از آن استفاده کنید و به جلو پیش بروید، یا میتوانید آنرا آتش بزنید! شمایید که تصمیم می‌گیرید، و اگر شما تصمیمی نگیرید، دیگران برای شما تصمیم گیری می‌کنند!» – تونی مورگان
۸- هشتمین تکنیک مدیریت زمان این است که عادت های بد را حذف کنید.
یکی از بزرگ‌ترین عوامل اتلاف وقت برای ما عادت های بد هستند، چه تماشای سریال های تلویزیون و ماهواره باشد، چه چرخ زدن در شبکه‌های اجتماعی، بازی، بیرون رفتن با دوستان برای دور دور و غیره… همگی عادت‌های بدی هستند که زمان اندک و ارزشمند را از ما می گیرند. اگر در مورد دستیابی به اهداف خویش جدی هستید، از زمان خود عاقلانه استفاده کنید و عادت‌های بد را حذف یا بسیار کم نمایید. کوین ترودو، در دوره آرزوی تو دستور توست، جمله بسیار زیبایی دارد. او می گوید اگر می خواهید بدانید چقدر برای رسیدن به اهداف خود مصمم هستید از خود سوال کنید: چقدر حاضرید عادت های مورد علاقه خود را کنار بذارید تا وقت بیشتری به هدف های خود اختصاص دهید و بتوانیم زمان را مدیریت کنیم؟! واقعا شما چقدر حاضرید عادت های مورد علاقه خود را کنار بذارید؟
۹- نهمین تکنیک مدیریت کردن زمان این است که در طی کار بارها به خود استراحت دهید.
یک پژوهش نشان داده که شما باید ۵۲ دقیقه کار کنید و ۱۷ دقیقه استراحت نمایید. شاید شما امکان انجام این را نداشته باشید، اما باید بارها استراحت کنید. اگر کارآفرینی هستید که برای خود کار می کنید، این مسئله حیاتی است. انرژی به سادگی از بین می رود، بدون اینکه حتی خودمان خبر داشته باشیم. با استراحت‌های متعدد می توانید حالت ذهنی، احساسی و جسمی خود را در اوج نگه دارید.
۱۰-دهمین تکنیک مدیریت زمانی این است که هر روز صبح مدیتیشن یا ورزش کنید.
شاید فکر کنید مدیتیشن یا ورزش بی‌فایده است، چون خود این کارها کلی از وقت شما را خواهد گرفت! اما مدیتیشن و ورزش صبحگاهی به شما تعادل می دهد. انرژی و نشاط می دهد. ذهنتان و جسم تان قدرتمندتر برای تلاش روزانه می شود. این کار ها کارایی شما را افزایش می دهد. مواد سمّی را از زندگی خود حذف کنید و با انجام این کارها ببینید که انرژی، استقامت و تمرکز ذهنی شما چگونه دگرگون می شود.
پیشنهاد ویژه ما برای شما: با کمک اثر زایگارنیک توجه و تمرکز ذهن خود را ۱۰۰درصد افزایش دهید.
۱۱- یازدهمین تکنیک مدیریت کردن زمان این است که هرشب کارهای روز بعد را لیست کنید.
هر شب قبل از اینکه به تختخواب بروید، لیستی برای روز بعد ایجاد کنید. فهرست کارهای فردای خود را قبل از خواب بنویسید تا راحت تر بخوابید. بعداز تهیه این لیست به اهداف خود بنگرید و ببینید که چگونه میتوانید به آنها نزدیک‌تر شوید. یک شبه درست نمی شود، اما این لیست به شما کمک می کند که اهداف خود را برای روز بعد مشخص کنید. دستیابی به اهداف روزانه ساده تر است و به ما کمک می کند به سمت اهداف بلندمدت حرکت کنیم. اما لازم است کارهایی که باید انجام دهیم را لیست کنیم.
۱۲- دوازدهمین تکنیک مدیریت زمان این است که به هنگام خستگی به دنبال انگیزه باشید.
به یوتویوب بروید و سخنرانی‌های تد یا هر منبع دیگری که باعث انگیزه‌بخشی به شما می شود را تماشا کنید. هنگامی که انگیزه ندارید، بعید است که بتوانید زمان خود را مدیریت کنید. بر مطالب انگیزشی تمرکز کنید و ببینید که چگونه دیگران به اهدافشان دست یافته‌اند تا بدین ترتیب آتش شما مجدداً شعله‌ور شود.
۱۳- سیزدهمین تکنیک مدیریت کردن زمان این است که معلمی پیدا کنید که بتواند شما را هدایت کند.
یافتن معلم حیاتی است. هنگامی که کسی را ندارید تا شما را راهنمایی کند، به سادگی حواستان پرت می شود و به بیراهه می روید. اما اگر کسی را داشته باشید تا به شما کمک کند، راحت‌تر می توانید مطابق برنامۀ زمانی خویش پیش بروید. یک معلم خوب پیدا کنید تا در طول این مسیر شما را راهنمایی کند.
۱۴- چهاردهمین تکنیک مدیریت زمان این است که هشدار شبکه‌های اجتماعی را خاموش کنید.
من می دانم ما ایرانی ها وقت بسیار زیادی در شبانه روز را به تلگرام و اینستاگرام اختصاص می دهیم. انگار قرار است خبری بیاید!!! یا قرار است چیزی را راجع به کسی بفهمیم. کمی با خود فکر کنید. چقدر از زمان سپری شده در شبکه های اجتماعی را می توانید به کار دیگری اختصاص دهید؟ من در دوره غیر حضوری نخبگان همان اول دوره از دانشجویان درخواست می کنم فقط شبی نیم ساعت تلگرام کمتر و نیم ساعت مطالعه بیشتر و همیشه دوستان از این کار شگفت زده می شوند که در یک ماه چقدر فرصت مطلعاتی بیشتری یافته اند. هشدار شبکه‌های اجتماعی در اینکه زمان را مدیریت کنید به شما کمک نمی‌کند. مسلماً به شما آسیب می‌زند. آنها را خاموش کنید. نیازی نیست که هر لحظه بدانید دوستانتان در حال انجام چه کاری هستند. مهم این است که آرامش ذهنی داشته باشید تا بتوانید بهتر بر روی تکالیف در دستِ انجامِ خویش تمرکز کنید.
۱۵- پانزدهمین تکنیک مدیریت کردن زمان این است که نظم و ترتیب ایجاد کنید.
موضوع دیگری که ارتباط تنگاتنگی با مدیریت دارد، موضوع نظم شخصی یا نظم درونی است. پژوهش‌ها نشان داده که بی‌نظمی در محیط باعث می شود تمرکز خود را از دست دهیم. هنگامی که تمرکز را از دست می دهیم، زمان را از دست می دهیم و این یعنی عدم مدیریت . اگر می خواهید از این مسئله اجتناب نمایید، نظم و ترتیب ایجاد کنید؛ تمام آن را یکباره انجام ندهید. با قدم‌های کوچک شروع کنید. امروز یکی از کشوها. فردا یک قفسه. روز بعد هم شاید یک کمد. هر روز یک مورد. بدین ترتیب شما گشتاور ایجاد می کنید و در نهایت می بینید که به جنگجوی انضباط تبدیل گشته‌اید و مدیریت زمان خود را بطور چشمگیری بهبود بخشیده اید.
قانون مدیریت زمان
تا کنون تقریبا هر مقاله ای که خواندم ده ها قانون مدیریت زمان را نام برده اند اما، بنظر من برای مدیریت کردن بهینه ی زمانتان تنها یک قانون وجود دارد و آنهم اصلا چیز عجیب و غریبی نیست که از پسش برنیایید. کافیست ۶۰% از زمان خود را بر اساس این قانون مدیریت زمان به کارهای مهم، ۳۰% زمانتان را به کارهای متوسط و ۱۰% از زمانتان را به کارهایی با سطح اهمیت بسیار پایین که باید انجام دهید، اختصاص دهید.
جدول مدیریت زمان
برای تهیه ی این جدول در مرحله ی اول تمام کارهایتان را لیست کنید. اصلا مهم نیست که بعضی از آنها به نظر شما کم اهمیت و یا بی اهمیت باشند. کافیست که هر آنچه به ذهنتان میرسد را در لیستتان بنویسید. اکنون کنار آنها بر اساس میزان اهمیتشان یکی از کلمات زیاد، متوسط و یا پایین را بنویسید. اکنون وقت آن رسیده که جدول مدیریت زمان خود را تهیه کنید. اکنون یک جدول دو در دو تهیه کنید و کارهای با میزان اهمیت بالا را در یک خانه بنویسید. اینها دقبقا همان کارهایی هستند که حتما باید خودتان انجام دهید. در خانه دیگر کارهای مهمی که باید انجام دهید اما چندان فورس نیستند را بنویسید. در خانه ی بعدی کارهای متوسطی را بنویسید که برای تسریع زمان، انجام آنها را میتوانید به دیگران واگزار کنید و در خانه ی آخر نیز کارهایی را بنویسید که میتوانید از انجام آنها صرف نظر کنید.